إعداد وكتابة التقارير

مهارات إعداد وكتابة التقارير هي إحدى مهارات الاتصال الإداري
تعريف الاتصال:
· نقل وتبادل المعلومات التي على أساسها يتوحد الفكر، وتتفق المفاهيم، وتتخذ القرارات.
· تبادل الحقائق أو الأفكار أو الآراء أو المشاعر من خلال عمليات الإرسال والاستقبال من شخص إلى أخر.
أنواع الاتصال:
· الاتصال الكتابي
· الاتصال الشفوي
· الاتصال غير اللفظي

مهارات الاتصال الإداري- الطرق الرئيسية للاتصال



الاتصال الكتابي
الاتصال اللفظي
الاتصال الشفوي
· يسهل الرجوع إلية لتحديد المسئوليات
· يوثق المعلومات للاستفادة منها في المستقبل
· يضمن نقل بعض المعلومات و الاجوبه لعدد كبير من العاملين

· يوضح ردود الفعل العكسية
· مؤثر في الروح المعنوية للموظفين حيث أن الأفعال تتحدث بصوت أعلى من الكلمات
· له أثره البالغ لدى الموظفين ذوي الكفاءات و الثقافة العالية

· يقوي روح التعاون والصداقة
· يزيل التوتر والضغوط نتيجة إخراج مافي الصدور
· يشجع على تبادل الاسئله ولذلك فهو فعال في تقريب المفاهيم
· يسرع عملية تبادل الأفكار والمعلومات و الآراء فهو يوفر الوقت والجهد

مثل:
· التقارير، المذكرات
· المنشورات، الشكاوي
· اللوحات البيانية
· وسائل الإيضاح البصرية
· الجرائد الحائطية

مثل:
· الإيماءات
· حركات الوجه
· السكوت، الغضب، الانفعال
· السلام باليد
· الابتسامة

مثل:
· المقابلات الشخصية
· المكالمات التلفونية
· اللجان والاجتماعات والمؤتمرات
· المحاضرات




وظائف الاتصال:
تؤدي عملية الاتصال الوظائف الآتية :
· نقل الرسالة من طرف إلى أخر.
· استقبال البيانات والاحتفاظ بها.
· تحليل البيانات واشتقاق المعلومات منها.
· التأثير في العمليات الفسيولوجية للجسم وتعديلها.
· التأثير في الأشخاص الآخرين وتوجيههم .


أهمية الاتصال:
1. القدرة على انجاز الأهداف تتوقف على كفاءة الاتصالات
2. الاتصالات تمثل جزءاً كبيراً من أعمال المدير اليومية
3. أنها تفيد في نقل المعلومات والبيانات والإحصاءات والمفاهيم عبر القنوات المختلفة
4. ضرورة أساسية في توجيه وتغيير السلوك الفردي والجماعي للجمهور والعاملين في المنظمة
5. وسيله هادفة لضمان التفاعل والتبادل المشترك للانشطه المختلفة للمنظمة
6. وسيلة رقابية وإرشادية لنشاطات المنظمة في مجال توجيه فعالياتهم وتحركاتهم

أقسام الاتصال:
شفوي أو مكتوب
لفظي أو غير لفظي
أفقي أو راسي
رسمي أم غير رسمي


مهارات الاتصال الإداري- الاتصال المكتوب:
يمكن أن يتخذ أشكالا متنوعة مثل : الخطابات والمذكرات والنشرات والأدلة والتقارير أو لوحات الإعلانات
مميزات الاتصال المكتوب:
· تتميز هذه الطريقة في الاتصال بكونها تمج كلا من المرسل والمستقبل بإطار مرجعي مكتوب، يمكن الرجوع الية في أي وقت.
· تعتبر طريقه منخفضة التكاليف، حيث يمكن توزيع الرسالة المكتوبة على عدد كبير من المستقبلين.
· فعالية الرسالة المكتوبة تعتمد في المقام الأول على قدرة المرسل على صياغة الأفكار وتوضيحها بطريقه فعالة.
· تعتبر مرجعاً قانونياً للجهات المعنية في حالة حدوث أية مشكلات أو خلافات حول ما تحتويه عملية الاتصال.

تعريف التقرير:
هو تصور لموقف اجتماعي أو اقتصادي أو ثقافي، وعادة يهتم بتوضيح الايجابيات والسلبيات المتعلقة بالموقف، وهو نشاط تستطيع أن تمارسه وهو مجال من مجالات التفكير لعرض وجهة نظرك وأفكارك للآخرين.
ويعرف التقرير بأنه:
· وسيلة من وسائل الاتصال الفعال في منشات الأعمال بين المستويات الإدارية، المختلفة، وبين وحدات النشاط كل في مجال اختصاصه.
· عرض مكتوب لمجموعه من الحقائق الخاصة بموضوع معين أو مشكلة معينة، ويتضمن تحليل واقتراحات وتوصيات تتماشى مع نتائج التحليل.
· حقائق خاصة بمشكلة معينه، تعرض عرضاً تحليلياً، بطريقه مبسطه، مع ذكر الاقتراحات التي يجب أن تتمشى مع النتائج التي تم التوصل إليها بالبحث والتحليل.


· وثقيه تتضمن دراسة لمشكلة ما، بهدف نقل وإعطاء المعلومات والنتائج التي تسفر عنها الدراسة من اجل تقديم الأفكار والتوصيات.
· إعلام الغير كتابياً بأمر من الأمور
· عرض نتائج بحث، أو دراسة موضوع معين، أو إيجاد حلول لمشكلة ما.

ويختلف التقرير باختلاف الهدف منه، سواءً كان تقرير إداري، فني، طبي، الخ.... وتعتبر التقارير وسيلة اتصال هامه داخل دوائر الأعمال على اختلاف أنواعها وتخصصاتها، وبدون التقارير يكون من الصعب على الإدارة السيطرة على المنشاه وقياداتها بفاعلية وكفائه، حيث تعتمد الإدارة على ما تتضمنه التقارير من المعلومات لمعرفة ما يجري داخل المنشاه واتخاذ القرارات المناسبة في المواقف المختلفة ورسم السياسات والخطط واختيار أسلوب العمل المناسب، كما تساعد التقارير في التعرف على وجهات نظر و أراء العاملين والتوصيات التي يقدمونها والحلول التي يقترحونها لمشكلات العمل.
إن الهدف الأساسي لكتابة التقارير هو نقل المعلومات، وفي بعض الحالات تستخدم التقارير كوسيلة لتقديم توصيات او اقتراحات، وعل ذلك يجب اتباع أسلوب في أعداد وكتابة التقارير.
يهدف إلى أن يكون التقرير:

واضحاً: سهل فهمة واستيعابه
موجزاً: بما يكفي لغرض منه
كاملاً: يغطي كافة جوانب الموضوع
دقيقاً:يحتوي على معلومات صحيحة
ويعتبر التقرير المكتوب احد أساليب الاتصال في منشات الأعمال بين المستويات الإدارية المختلفة، وبين وحدات النشاط كل في اختصاصه، كما يعتبر بصفه عامه ضمن أساليب الاتصالات الإنسانية العالية، وهو ما يطلق عليه Effective Human Communications والتي تتلخص في:
المقابلات الشخصية Interviewing
المحادثة التلفونية Telephone
التقديم والعرض Presentation
كتابة التقارير Report writing
الاجتماعات Meetings
الاستقصاءات Questionnaires
الملاحظه ودراسة العينات Observations
الوثائق والمستندات Documents
الاستبيان Referendum
أجهزه الحاسب الآلي Computers
أجهزه الفاكس والتلكس Fax & Telex


وتهدف أي من هذه الأساليب أما إلى تجميع معلومة أو إلى نقل وتوصيل معلومات، أو الاثنين معاً وهو ما يطلق عليه ( الاتصال ذو الاتجاهين)، إلا أن التقرير يعتبر اتصال في اتجاه واحد حيث يتم من خلاله نقل وتوصيل معلومات وليس تجميع معلومات.







أهمية التقارير:
1. الهدف الأساسي من كتابة التقارير بالدرجة الأولى هي نقل المعلومات، و يمكن أن تحقق التقارير بجانب ذلك مجموعة من الأهداف نوجزها فيما يلي:
· معاونه الإدارة في أداء وظائفها المختلفة
· التوثيق والتسجيل
· تبادل المعلومات
· معلومات مرجعية
التقارير وسيله اتصالية عن طريقها يتلقى المديرون المعلومات التي يعتمدون عليها في رسم السياسات، ووضع الخطط واختيار أسلوب العمل المناسب داخل مؤسساتهم، كما تستخدم التقارير لإعلام المديرين بتكاليف الإنتاج، ومشكلاته، ومستوى الأداء في مختلف الأعمال في المنشاه.
ورغم تنوع وسائل الاتصال داخل دوائر الأعمال، إلا أن التقارير لها أهمية خاصة بين هذه الوسائل، ويرجع ذلك للأسباب التالية:

1. تعتبر التقارير مصدراً دائما للمعلومات يمكن الرجوع إليها في أي وقت
2. تساعد التقارير أكثر من وسائل الاتصال الأخرى، على فهم واستيعاب المعلومات والحقائق.
3. تعتبر التقارير القاعدة الأساسية التي تتخذ القرارات بناء عليها
4. تتميز التقارير بالاعتدال في إعدادها إذا قورنت ببعض أساليب الاتصال الأخرى

وعلى ذلك فان التقارير المكتوبة تعتبر من أهم وسائل الاتصال في منشأة الأعمال.

ومن بين العوامل التي عظمت أهمية التقارير:
1. النمو في كثير من العمليات في مجال الأعمال وتعقدها في المدى الطويل
2. تنامي الحاجة لطرق أفضل لقياس أداء الإداريين
3. التطور السريع في أجهزه ومعدات إنتاج المعلومات ذات الكفاءات الأكبر

وكثيرا ما يترتب على التقرير قرارات معينة، كفصل من العمل، أو استحقاق ترقيه، أو نقل، أو إعادة تصميم البرامج الحالية، أو توسيع نشاط المنظمة أو تحجيمه، لذا ينبغي مراعاة ما يلي عند كتابة التقرير:
· تحري الدقة والموضوعية
· التأكد من صحة المعلومات
· الصدق في الإدلاء بالمعلومات
· عدم تدخل الأغراض الشخصية في كتابه التقرير( كالصداقة والبغض والمصلحة)
أهداف التقرير:
لابد أن يكون هناك هدف أو أهداف من وراء كتابة التقرير ومن أهم هذه الأهداف ما يأتي:
1. إعلام الغير بأمر من الأمور
2. تحريك سلوك الآخرين عن طريق إقناعهم بشيء معين أو بوجهة نظر محدده
3. عرض نتائج بحث أو دراسة لموضوع معين أو مشكله مهمة، ليستفيد من قراءة هذا التقرير كل من اطلع عليه.

لذلك فان الهدف من إعداد التقرير يجب أن يكون واضحا ومحددا في جملة واحدة، مثل: ( الهدف من هذا التقرير معرفه ما تم انجازه في جهة ما والأسباب التي أدت إلى عدم تحقيق وانجاز ما هو مستهدف خلال فتره معينه)... وهكذا